Urkundenservice.Online — Geburtsurkunden Service

Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Name und Anschrift des Verantwortlichen im Sinne des Datenschutzgesetzes:

Urkundenvermittlung Blankenstein
Helga Faußner-Blankenstein
Haustätter Höhe 10
83024 Rosenheim
E-Mail: info@urkundenservice.online

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

Allgemeine Informationen beim Besuch unserer Website

Art und Zweck der Verarbeitung:
Beim Besuch unserer Website werden ggfs. automatisch allgemeine Informationen erfasst, wie z. B. die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, Ihre IP-Adresse oder ähnliches.

Diese Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website
  • Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität
  • Zur Optimierung unserer Website

Mit diesen Daten können wir keine Rückschlüsse auf Ihre Person ziehen. Informationen dieser Art werden anonymisiert ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

Rechtsgrundlage und Widerspruch:
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses zur Verbesserung der Stabilität, Sicherheit und Funktionalität unserer Website. Die Verwendung dieser Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, allerdings für die korrekte Darstellung und Nutzung dieser Website notwendig. Aus diesem Grund ist ein Widerspruch ausgeschlossen.

Empfänger:
Empfänger der Daten sind ggfs. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Website als Auftragsverarbeiter tätig werden. Darunter unser Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH (Serverstandort: Deutschland) sowie der Datenbank-Dienst Supabase (Supabase Inc.), mit dem wir Ihre Auftrags- und Bestelldaten speichern. Die Speicherung erfolgt auf Servern innerhalb der EU (AWS-Region Frankfurt, Deutschland).

Speicherdauer:
Die Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn der Besuch auf unserer Website beendet ist.

Technisch notwendige Cookies

Art und Zweck der Verarbeitung:
Wie die meisten Websites im Internet verwenden auch wir sogenannte „Cookies“. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o. ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

Die von uns eingesetzten Cookies sind technisch notwendig und dienen der sicheren Nutzung und der richtigen Darstellung unserer Website sowie dem Betrieb des Online-Bestellformulars. Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken ein.

Technisch notwendige Cookies:
Technisches Session-Cookie zur Nutzung des Online-Bestellformulars; Authentifizierungs-Cookie (Supabase) für den geschützten internen Bereich.

Rechtsgrundlage und Widerspruch:
In Bezug auf technisch notwendige Cookies erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer nutzerfreundlichen Gestaltung unserer Website. Die Verwendung dieser Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, allerdings für die korrekte Darstellung und Nutzung dieser Website notwendig. Aus diesem Grund ist ein Widerspruch ausgeschlossen.

Speicherdauer:
Bei den technisch notwendigen Cookies handelt es sich im Wesentlichen um Session-Cookies, die mit Beenden der Sitzung wieder verfallen. Cookies zur Aufrechterhaltung einer Anmeldung im internen Bereich bleiben bis zum Logout bzw. bis zum Ablauf der Sitzung gespeichert.

Unter den folgenden Links finden Sie weitere Informationen darüber, wie auch lokale Cookies gelöscht oder vorab blockiert werden können:

Erbringung kostenpflichtiger Leistungen / Urkundenvermittlung

Art und Zweck der Verarbeitung:
Zur Erbringung kostenpflichtiger Leistungen, wie die Vermittlung von Personenstandsurkunden, werden von uns zusätzliche Daten erfragt, wie z. B. Informationen zum Antragsteller, zur Person auf die sich die Personenstandsurkunde bezieht, sowie Zahlungsangaben, um Ihre Bestellung ausführen zu können.

Rechtsgrundlage und Widerspruch:
Mit Erteilung des Auftrags sichern Sie zu, dass Sie berechtigt sind, Informationen zu der Person, auf die sich die Personenstandsurkunde bezieht, an uns weiterzugeben. Die Verarbeitung der Daten, die für den Abschluss des Auftrages erforderlich sind, basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt bei Auftragserteilung freiwillig. Ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten können wir die angebotenen Leistungen nicht ausführen. Ein Widerspruch des Vertragsverhältnisses ist gemäß unserer AGB möglich (siehe AGB / Widerrufsrecht).

Empfänger:
Empfänger der Daten und Informationen sind die für die Erfüllung der Leistung notwendigen Auftragsverarbeiter. Die Informationen, die Sie uns zukommen lassen, werden an das zuständige Standesamt oder staatliche Archiv weitergeleitet. Die zuständige Behörde ermitteln wir anhand des von Ihnen mitgeteilten Geburtsortes der Person, auf die sich die angeforderte Personenstandsurkunde bezieht. Auftragsverarbeiter sind neben der zuständigen Behörde beispielsweise der Zahlungsdienstleister sowie Versanddienstleister (Deutsche Post, UPS). Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht weiter verarbeitet.

Speicherdauer:
Wir speichern diese Daten in unseren Systemen bis die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Diese betragen grundsätzlich 6 oder 10 Jahre aus Gründen der ordnungsmäßigen Buchführung und steuerrechtlichen Anforderungen. Insbesondere bei vorzeitigem Widerruf des Auftrags werden alle Daten, die keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, gelöscht oder anonymisiert.

Zusätzliche Informationen zu unseren Zahlungsdienstleistern

Ihre Zahlungsdaten werden (abhängig davon welches Zahlungsmittel Sie auswählen) an den entsprechenden Zahlungsdienstleister übermittelt. Die Verantwortung für Ihre Zahlungsdaten trägt der Zahlungsdienstleister. Informationen insbesondere über die verantwortliche Stelle der Zahlungsdienstleister und die Kategorien der personenbezogenen Daten, die von den Zahlungsdienstleistern verarbeitet werden, erhalten Sie unter den nachfolgend genannten Internetadressen:

  • PayPal: Bei einer Zahlung per PayPal werden Ihre für die Zahlung erforderlichen Daten an die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg weitergegeben. Weitere Informationen finden Sie unter: paypal.com
  • Stripe (Kreditkarte / Google Pay): Bei einer Zahlung per Stripe werden Ihre für die Zahlung erforderlichen Daten an die Stripe, 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA, weitergegeben. Weitere Informationen finden Sie unter: stripe.com

Hochgeladene Dokumente (Vollmacht, Ausweiskopie)

Art und Zweck der Verarbeitung:
Abhängig von den Anforderungen der zuständigen Behörde bitten wir Sie nach Auftragserteilung, bestimmte Dokumente hochzuladen — insbesondere eine unterschriebene Vollmacht und/oder eine Kopie Ihres Ausweisdokuments. Diese Dokumente benötigen wir, um Sie gegenüber dem Standesamt oder Archiv als antrags- bzw. abholberechtigt auszuweisen und Ihren Auftrag ausführen zu können. Ausweisdokumente enthalten besonders schützenswerte Angaben; bitte schwärzen Sie Angaben, die für den Nachweis Ihrer Identität nicht erforderlich sind, soweit die Behörde diese nicht ausdrücklich verlangt.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags sowie zur Erfüllung der behördlichen Nachweisanforderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger / Speicherort:
Die hochgeladenen Dokumente werden in einem S3-kompatiblen Objektspeicher der Hetzner Online GmbH mit Serverstandort in Deutschland gespeichert und ausschließlich zur Ausführung Ihres Auftrags an die zuständige Behörde weitergegeben.

Speicherdauer:
Die Dokumente werden gelöscht, sobald sie für die Auftragsausführung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Google Maps / Google Places (Ortsauswahl im Bestellformular)

Art und Zweck der Verarbeitung:
In unserem Online-Bestellformular binden wir zur komfortablen Suche und Auswahl von Orten (z. B. Geburts-, Heirats- oder Sterbeort sowie Ihrer Lieferanschrift) den Dienst „Google Places“ / „Google Maps“ ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wird die Ortssuche verwendet, lädt Ihr Browser die erforderlichen Programmbibliotheken von Google-Servern. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt; die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe werden zur Ermittlung von Ortsvorschlägen an Google gesendet. Diese Verarbeitung kann auch eine Übermittlung an Server der Google LLC in den USA umfassen.

Technische Erforderlichkeit:
Die Ortssuche ist für die Erbringung unserer Leistung erforderlich. Eine Personenstandsurkunde kann nur bei dem Standesamt angefordert werden, in dessen Bezirk das Ereignis beurkundet wurde. Die Zuordnung von Geburts-, Heirats- oder Sterbeort zum zuständigen Amt setzt eine eindeutige Bestimmung des Ortes voraus — Ortsnamen kommen in Deutschland mehrfach vor, wurden eingemeindet oder umbenannt. Ohne diese eindeutige Bestimmung könnten wir den Antrag nicht an die richtige Behörde richten und die Bestellung nicht ausführen.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung und Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer korrekten Ermittlung der zuständigen Behörde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Datenübermittlung in die USA siehe den nachfolgenden Abschnitt.

Weitere Informationen:
Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy.

E-Mail-Versand und Postfach

Art und Zweck der Verarbeitung:
Den Schriftverkehr zu Ihrem Auftrag — Bestellbestätigung, Rückfragen, Versandbenachrichtigung — wickeln wir über einen professionellen E-Mail-Dienstleister ab, der als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist. Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, der Inhalt der Nachrichten und die üblichen Verkehrsdaten. Eine Übermittlung an Server in den USA ist dabei möglich.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne E-Mail-Kommunikation könnten wir Sie über den Stand Ihres Auftrags nicht unterrichten.

Speicherdauer:
Geschäftliche E-Mails unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren.

KI-gestützte Prüfung Ihres Auftrags

Art und Zweck der Verarbeitung:
Zur Bearbeitung Ihres Auftrags setzen wir ein KI-System als Hilfsmittel ein. Es unterstützt unsere Mitarbeiter dabei, einen Auftrag auf Vollständigkeit und Widersprüche zu prüfen — etwa ob die eingereichten Unterlagen zum gewählten Verwandtschaftsverhältnis passen und ob die Angaben zueinander stimmig sind.

Dabei können die zu Ihrem Auftrag gespeicherten Daten verarbeitet werden: Ihre Angaben aus dem Bestellformular, der Schriftverkehr zum Auftrag sowie die von Ihnen hochgeladenen Unterlagen — also gegebenenfalls Vollmacht und Ausweiskopie. Betrieben wird das System von einem als Auftragsverarbeiter für uns tätigen Anbieter mit Sitz in den USA. Die Daten werden dort ausschließlich zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage verarbeitet und nicht zum Training von Modellen verwendet.

Keine automatisierte Entscheidung:
Das System trifft keine Entscheidung über Ihren Auftrag. Es legt seinen Befund einem Mitarbeiter vor, der ihn prüft und entscheidet. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer fehlerarmen und zügigen Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Übermittlung in die USA siehe den nachfolgenden Abschnitt.

Speicherdauer:
Beim Anbieter werden die übermittelten Inhalte nur für die Dauer der Verarbeitung vorgehalten. Der Befund selbst wird bei uns am Auftrag gespeichert und unterliegt denselben Fristen wie die übrigen Auftragsdaten.

Datenübermittlung in Drittländer (USA)

Einige der von uns eingesetzten Dienste können personenbezogene Daten in den USA verarbeiten. Dies betrifft insbesondere:

  • unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe, Inc., USA),
  • Google im Rahmen der Ortsauswahl im Bestellformular (Google Maps / Places, Google LLC, USA),
  • unseren E-Mail-Dienstleister im Rahmen des Schriftverkehrs zu Ihrem Auftrag,
  • den Anbieter des KI-Systems im Rahmen der Prüfung Ihres Auftrags. Hierbei können auch die von Ihnen hochgeladenen Unterlagen übermittelt werden.

Die USA gelten als Drittland im Sinne der DSGVO. Soweit die genannten Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Ergänzend bzw. soweit eine solche Zertifizierung nicht besteht, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Trotz dieser Garantien kann ein mit der EU gleichwertiges Datenschutzniveau nicht in jedem Fall gewährleistet werden.

Kommunikation per E-Mail / Kontakt

Art und Zweck der Verarbeitung:
Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten in das Nachrichtenfeld ist optional.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung der eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen, erfolgt die Verarbeitung der eingegebenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können Ihre Anfrage jedoch nur bearbeiten, sofern Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Grund der Anfrage mitteilen.

Empfänger:
Empfänger der Daten sind Auftragsverarbeiter (z. B. Google Mail) zur Beantwortung Ihrer Anfrage.

Speicherdauer:
Ihre uns mitgeteilten Daten werden spätestens 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht. Sofern es zu einem Vertragsverhältnis kommt, unterliegen wir den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB und löschen Ihre Daten nach Ablauf dieser Fristen (siehe oben: Erbringung kostenpflichtiger Leistungen / Urkundenvermittlung).

Ihre Betroffenenrechte

  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und
  • Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO).

Wenn Sie Fragen zu unserem Datenschutz haben oder eines der genannten Rechte ausüben möchten, können Sie uns gerne kontaktieren. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde zu wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Um Ihr Widerspruchsrecht auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail (info@urkundenservice.online).

Änderung unserer Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Für Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail (info@urkundenservice.online).